Sjekkliste for prøvene: dette bør du avklare før du bestemmer opplegget
En praktisk gjennomgang av det du bør ha på plass før du låser et opplegg for prøver og gjennomkjøring: tid, deltakere, rom, notater og sjekkliste for selve dagen.
Hva prøven skal svare på
Før du setter opp en prøve, bør du vite hva du vil ha svar på. En gjennomkjøring uten mål ender ofte som en uformell prat på scenen, der alle er enige om at det går fint og ingen har notert noe. Skriv ned to eller tre spørsmål du vil ha besvart. Kommer talerne inn fra riktig side? Rekker teknikeren å bytte mikrofon mellom innslagene? Holder den totale tiden?
Spørsmålene styrer hvor lang prøven må være og hvem som må delta. Er det bare overgangene du er usikker på, trenger du ikke hele programmet fra ende til annen. Er det første gang dere sender direkte, bør du kjøre alt, også velkomsten og avslutningen. Jeg pleier å skrive spørsmålene øverst på arket jeg har med meg, slik at de ikke glemmes når prøven først er i gang.
Dette er første punkt på sjekklisten fordi alt annet henger på det. En prøve med klart formål blir kortere, og folk tar den mer alvorlig.
- Hva skal prøven avklare, i en setning?
- Hvilke deler av programmet er du minst sikker på?
- Hvem må være til stede for at svaret blir riktig?
Tid og tidtaking
Sett av mer tid enn du tror du trenger. Når du kjører et program for første gang, tar overgangene nesten alltid lengre tid enn på papiret. En taler skal gå fra stolen til talerstolen, mikrofonen skal skrus på, og lysbildet må komme opp. Hver av disse tingene tar noen sekunder, og sammen blir de til minutter.
Bruk et enkelt ur eller en tidtaker på telefonen og skriv ned faktisk tid for hvert innslag, ikke bare for hele programmet. Sammenlign med tidsskjemaet og se hvor forskjellene oppstår. Ofte er det ikke talene som drøyer, men skiftene mellom dem. Da vet du hvor du bør legge inn en liten buffer, eller hvor du kan forenkle.
Be også én person om å være tidtaker under selve arrangementet. Den personen trenger ikke gjøre noe annet enn å holde øye med klokken og gi beskjed til dem som styrer scenen. Øv på dette under prøven, så rollen sitter når det gjelder.
- Noter faktisk tid per innslag og per overgang
- Legg inn buffer der prøven viste at det glipper
- Pek ut én tidtaker og la vedkommende øve
Hvem må være med
Det er fristende å la talerne komme først på selve dagen, særlig hvis de er travle. Men en prøve uten talere forteller deg lite om plassering, mikrofon og tempo. Hvis ikke alle kan komme, be i det minste om at de som har de mest krevende overgangene stiller opp, for eksempel dem som har lysbilder med signaler eller som skal overta mikrofonen fra en annen.
Husk også de frivillige. Den som viser folk inn, den som holder mikrofonen og den som styrer lysbildene har oppgaver som må øves like mye som talene. Gi dem hver sin skriftlige rolle på ett ark, og la dem prøve rollen i det faktiske rommet. Det som virker enkelt i en samtale, kan bli uklart når det står en gruppe mennesker på scenen.
Hvis du skal sende, må den som tar seg av kamera og lyd være med på hele gjennomkjøringen, ikke bare komme innom mot slutten. Sendingen har egne overganger som bare vises når alt kjører samtidig.
- Talere med krevende innganger eller overleveringer
- Frivillige med faste oppgaver i salen
- Den som styrer kamera, lyd og lysbilder
Rommet og utstyret
Prøv helst i selve lokalet, med det utstyret som skal brukes. Det finnes ting du bare oppdager der: en dør som slår i mikrofonen, et gulv som knirker akkurat der taleren skal stå, en projektor som kaster skygge på de første radene. Kan du ikke prøve i lokalet, be om å få komme en halvtime tidligere på dagen og gå gjennom de samme punktene.
Gå en runde med sceneplanen i hånden og sjekk at hver markering stemmer med virkeligheten. Test alle mikrofonene, også reservene, og se hvor kablene går. Sett deg på noen av plassene i salen og kontroller at du ser og hører det du skal. Kamera og lyd bør testes sammen, siden lyden fra rommet kan påvirke det som går ut i sendingen.
Skriv ned alt du finner. Selv små ting, som at en stikkontakt sitter for langt unna, er lettere å løse dagen før enn minutter før dørene åpnes.
- Test alle mikrofoner, også reservene
- Sjekk sikt og hørsel fra salen
- Se hvor kabler og stikkontakter ligger
Notater som du faktisk kan bruke
Notatene fra en prøve er verdiløse hvis de blir liggende i en lomme. Bestem på forhånd hvem som skriver, og hva som skal skrives. En enkel todelt liste fungerer godt: det som må rettes før dagen, og det som bare er fint å huske. Sett navn og frist på hver rettelse, ellers skjer den ikke.
Gå gjennom notatene med alle som var med, rett etter prøven, mens inntrykkene fortsatt er ferske. Ti minutter er nok. Spør hver deltaker om det var noe som føltes uklart, selv om det gikk bra. Ofte er det de små usikkerhetene som blir til problemer når det er publikum i salen.
Ta gjerne et bilde av tavlen eller arket og del det med gruppen. Da slipper dere å lete etter beskjeder, og alle jobber ut fra samme versjon. Er det gjort store endringer, bør du vurdere å kjøre den delen på nytt før dagen.
- To lister: må rettes og fint å huske
- Navn og frist på hver rettelse
- Gå gjennom notatene samme dag
Sjekklisten for selve dagen
Den siste delen av prøven er å lage en kort sjekkliste for dagen, basert på det dere har lært. Den bør få plass på ett ark og kunne leses raskt. Ta med klokkeslett for oppmøte, test av lyd og mikrofoner, kontroll av lysbilder, og en siste gjennomgang med talerne like før start.
Legg inn faste punkter underveis også: hvem som varsler neste taler, hvem som tar tid, og hvem som bestemmer hvis programmet må justeres. Det siste punktet glemmes ofte. Hvis én person har ansvaret, blir endringer rolige. Hvis ingen har det, begynner alle å foreslå løsninger samtidig.
Til slutt: avgjør om du er fornøyd med opplegget, eller om det trengs en prøve til. Det er ikke noe svakhetstegn å kjøre en ekstra gjennomgang av de vanskeligste partiene. En kort prøve med bare overgangene tar gjerne tjue minutter og sparer deg for mye uro.
- Oppmøte, lydtest og lysbildekontroll først
- Faste punkter for varsling og tidtaking
- Én person som bestemmer hvis noe må endres
Når du har gått gjennom disse punktene, vet du om opplegget holder: formålet er klart, tiden er målt, de riktige personene har øvd, rommet er testet, notatene er fulgt opp og sjekklisten ligger klar. Mangler ett av dem, er det bedre å utsette beslutningen og kjøre en ny, kortere prøve. Det koster lite sammenlignet med å oppdage svakhetene foran publikum.